Die Entwicklung eines optimierten Workflow-Management-Systems (WFMS) für Hochschulverlage erfordert die Berücksichtigung aktueller Bedarfe, die alle Prozessschritte vom Eingang eines Manuskripts bis zu dessen Veröffentlichung umfassen. Um diese Bedarfe zu ermitteln, wurde eine qualitative Interviewstudie mit sechs Hochschulverlagen und Institutional Publishing Service Providern (IPSP) der AG Universitätsverlage durchgeführt, die im vorliegenden Bericht dargestellt wird. 

Auf Basis einer Musterlastenheftstruktur des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) wurden dabei sowohl IST-Zustände bestehender Arbeitsabläufe als auch Schwachstellen aktuell genutzter Verlagssoftware sowie SOLL-Anforderungen an ein zukünftiges WFMS für Open-Access-Publikationen erhoben. 

Ziel der qualitativen Studie war die Erstellung einer Bedarfsmatrix, die aus den transkribierten Interviewaussagen codiert und abgeleitet wurde. Die Bedarfsmatrix stellt eine abstrahierte, generische Zusammenstellung funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen an ein WFMS dar und dient als Grundlage für die Erstellung eines generischen Lastenhefts und einer technischen Machbarkeitsstudie, die sich an den Bedarfen von zwei ausgewählten Pilotverlagen orientiert.

Ein zentrales Ergebnis ist der festgestellte Bedarf an einem WFMS, das als zentrales Informations-, Verwaltungs-, Planungs- und Steuerungssystem über Schnittstellen Daten aus verschiedenen eingesetzten Anwendungen – etwa OJS, OMP, Outlook oder a!quadrat – miteinander vernetzt und interoperabel nutzbar macht.