Die spezifischen Lastenhefte der Pilotverlage dienten als Grundlage, um die Optimierung ihrer Prozesse mittels eines WFMS-Konzepts neu zu durchdenken. Die Ableitung der Anforderungen, welche im Rahmen der Bedarfsermittlung ermittelt wurden, bildeten die Grundlage für die vorliegenden Ausführungen. Die Auswertung der Interviews hat ergeben, dass Verlage zunehmend dazu tendieren, bestehende Infrastrukturen auszubauen, anstatt aufwändige Tests und Bewertungen marktgängiger Systeme in einer Marktanalyse durchzuführen. Das Ziel bestand demnach darin, die Vielzahl an verwendeten Diensten, welche aktuell in den Verlagen zum Einsatz kommen, zu verknüpfen, anstatt sie durch ein neues, monolithisches System abzulösen. Die Bedarfserhebung zum Ist-Stand der verwendeten Tools ergab, dass eine Vielzahl dieser in verschiedensten Systemkategorien zum Einsatz kommt. 

In einer Reihe intensiver Gespräche wurde ein Konzept entwickelt, das darauf abzielt, vorhandene Dienste und Workflow-Komponenten durch eine zu entwickelnde Middleware zu integrieren. Ausgehend von den Beispielen der Pilotverlage Universitätsverlag Potsdam und BerlinUP wurden das Publikationssystem Open Journal Systems (OJS) und das Dashboard-Programm "WeKan" (Kanban-Board) als grundlegende Systeme ausgewählt. In einer Machbarkeitsstudie wurden diese über eine technische Schnittstelle mittels einer Middleware verbunden, um einen bidirektionalen Datenaustausch zu ermöglichen. Das Resultat des Forschungsprojekts besteht in der Entwicklung eines Demonstrators, dessen Quelltext und zugehörige Dokumentation auf der Plattform Github öffentlich zugänglich gemacht wurden.

Der Demonstrator veranschaulicht das Konzept eines idealen WFMS in einer vereinfachten Form. Die schematische Übersicht verdeutlicht, dass eine Weiterführung und Ergänzung des Modells möglich ist. Mittels der Middleware erfolgt die Verknüpfung von Datenquellen wie OMP, OJS oder a!quadrat mit Programmen zur Prozesssteuerung (Dashboards, Ressourcenmanagement, Dokumentengenerierung etc.). Die automatisierte Anzeige und der Austausch von Informationen ist demnach möglich. Exemplarisch sei angeführt, dass die Produktionsleitung automatisch informiert wird, sobald eine Zeitschrift in OJS eingereicht wurde, das Lektorat abgeschlossen wurde oder Aufgaben im Verzug sind.