Die Ergebnisse der qualitativen Anforderungsanalyse wurden mit dem Verfahren zur Entwicklung von Lastenheften für ein WFMS verbunden, exemplarisch
dargestellt am Beispiel von zwei Hochschulverlagen. Zunächst wurden dafür auf Grundlage des OA-Workflowmodells die spezifischen Workflows der Pilotverlage Universitätsverlag Potsdam sowie Berlin University Publishing (BerlinUP) beschrieben.

Die Workflowmodellierung erfolgte analog unter Anwendung der Toolbox. Auf Grundlage der spezifischen Workflowmodelle wurden unter Verwendung der Verfahrensbeschreibung zur Ableitung von Lastenheften Prozessanalysen durchgeführt. Diese wurden mit den Ergebnissen aus den Interviews verknüpft und in die spezifischen Lastenhefte überführt. Mithilfe der spezifischen Lastenhefte wurden die in den Pilotverlagen verwendeten Softwaresysteme ausgewählt. So konnte nicht nur ermittelt werden, in welchen Prozessabschnitten welche Akteure (Produktionsbetreuung, Lektoren, Projektleiter, Herausgeber und Autoren) agieren, sondern auch, welche Tools in den aktuellen Workflows Anwendung finden.